Мобильный офис может быть очень полезен для сотрудников, которые часто путешествуют. В этой конкретной рабочей среде используются временные, передвижные или самодельные здания, в которых вам не нужно ограничивать себя площадью или кабинетом. Идея состоит в том, чтобы помочь вам стать более организованным и, что более важно, продуктивным на работе.
Иногда мобильный офис можно назвать офисом в контейнере для перевозки, если он находится в грузовом автомобиле или специально построенном транспортном контейнере. Цель этой концепции — сделать рабочее пространство буксируемым для легкого и удобного перемещения в любое время, когда вам это нужно.
Знание того, какой тип работы требуется
Учитывая, что офис мобильный, вам больше не нужно беспокоиться о местоположении, и вы можете сразу приступить к работе, спросив себя, какую работу вы будете выполнять в основном в помещении. Наличие этой информации значительно поможет определить тип оборудования и поставщиков, которые вам понадобятся для вашего мобильного офиса. Вы хотите свести к минимуму беспорядок, насколько это возможно, поэтому вам нужно брать только то, что необходимо для работы.
Например, если вы графический дизайнер, подумайте о том, какое оборудование и аксессуары вам понадобятся, чтобы ваша рабочая среда оставалась продуктивной, несмотря на ограниченное пространство, которым вы располагаете. Для виртуальных помощников или внештатных сотрудников, поскольку вы уже знаете, что используете каждый день для своих задач, начните с этой информации, когда будете работать над созданием своего мобильного рабочего пространства.
Составьте список всех расходных материалов и оборудования, необходимых для вашего передвижного офиса. В двух словах, вот список некоторых предметов первой необходимости, которые вы, возможно, захотите включить в свои обязательные покупки:
- Ноутбук для вашего повседневного образа жизни
- Bluetooth-клавиатура и мышь
- Сумка для переноски ноутбука и других предметов первой необходимости
- Подключение к Интернету
- Наушники
- Внешний жесткий диск для резервного копирования вашей системы
- Электронная система подачи документов
Кроме того, вам нужно подумать о своем источнике питания, если вы будете часто путешествовать в своем мобильном офисе. Портативные внешние зарядные устройства могут стать выгодным вложением средств, поскольку вы можете использовать их для зарядки всех своих гаджетов в дороге.
Внедрение безбумажного подхода к подаче документов
Если ваша цель — сделать офис более свободным от беспорядка, организованным и продуктивным, один из лучших способов сделать это — внедрить безбумажный подход к подаче документов. Вам больше не нужно приобретать картотечные шкафы и принтер для вашего мобильного офиса. Было бы лучше сосредоточиться на поиске проприетарного программного обеспечения, которое поможет вам создавать и хранить документы в Интернете.
Различные файлы, такие как видео, аудио и фотографии, можно удобно и надежно хранить в облачном хранилище. Большинство провайдеров обычно предлагают такого рода услуги бесплатно. Премиум-аккаунты также можно приобрести, если вы хотите иметь больше места для хранения и доступ к лучшим функциям. Подобный подход не только позволит вам сэкономить на расходах на печать, но и повысит безопасность, главным образом потому, что доступ ограничен пользователем.
Эффективное управление своим временем
Одним из недостатков мобильного офиса является отсутствие руководителя для контроля за вашей работой. По сути, вы предоставлены сами себе, и временами эффективно и продуктивно распоряжаться своим временем может быть непросто.
Прежде всего, имейте в виду, что ваш график — это ваша ответственность, и вы должны стараться изо всех сил использовать время как можно продуктивнее. Чтобы более эффективно отслеживать время и свое расписание, вы можете использовать электронный дневник для записи списков дел на день. Существуют также онлайн-трекеры работы, которые вы можете использовать, если хотите измерить свою производительность.
Убедитесь, что ваши клиенты и коллеги в курсе вашего графика и наилучшего времени для связи с вами. Установите четкую и реалистичную цель, когда дело доходит до соблюдения ваших сроков и представления работ.
Производительность на ходу
С мобильным офисом вы можете быть более продуктивными и действенными, если предпримете все необходимые шаги. Теперь, когда вы работаете независимо, работа остается прежней, хотя ваша ответственность, возможно, стала более сложной. Вы можете рассматривать это как способ бросить себе вызов и продолжать совершенствоваться как сотрудник и владелец своего времени.
Создайте мобильный офис, зная, что вам нужно для помещения. Убедитесь, что вы содержите помещение в порядке и эффективно, чтобы повысить производительность. Внедрите безбумажный подход к подаче документов, чтобы снизить затраты, одновременно делая вашу рабочую систему более эффективной и динамичной. Наконец, будьте хозяином своего собственного расписания, научившись управлять временем таким образом, чтобы это не сказывалось на качестве вашей работы.