В последние годы сотрудники все чаще уходят от стационарной офисной обстановки, привлеченные гибкостью, связанной с удаленной работой. А в этом году настройка стала обязательной для миллионов людей из-за вспышки коронавируса. Загруженные офисы не идеальны, когда людям нужно соблюдать дистанцию, вот почему, по данным Стэнфордского университета, более 40% рабочей силы США в настоящее время работают из дома.
Удаленная работа имеет огромное количество преимуществ для персонала: меньше времени и денег приходится тратить на поездки на работу, поэтому вместо этого можно проводить больше времени с семьей, что повышает удовлетворенность работой и производительность. Однако, поскольку работа на дому вот-вот станет нормой для многих сотрудников, владельцам бизнеса необходимо знать о потенциальных недостатках и уметь быстро предлагать решения в интересах своей организации. Если вы занимаетесь бизнесом, вот четыре способа избежать наиболее распространенных проблем, связанных с работой на дому.
1. Несовместимое программное обеспечение
Офисная среда, как правило, позволяет сотрудникам, сотрудничающим над одними и теми же проектами, использовать одни и те же технологии и программное обеспечение. Однако переход на удаленную работу обычно приводит к тому, что больше сотрудников работают со своих устройств, и если на них установлены другие программы, у них могут возникнуть проблемы с доступом и совместимостью. Если они не смогут открывать файлы, необходимые для выполнения своей работы, производительность действительно пострадает.
Одним из решений является разрешение сотрудникам брать с собой домой свои офисные компьютеры и оборудование, чтобы продолжать работать со своим обычным программным обеспечением. Однако, если это невозможно, вам нужно рассмотреть возможность внедрения новой технологии. Превращение ваших документов в общедоступные веб-приложения — идеальное решение, позволяющее пользователям взаимодействовать с программным обеспечением через интернет-браузер вместо компьютерной программы, хранящейся на устройстве. Примерами этого являются EASA, которая позволяет получать доступ к электронным таблицам Excel через ссылку на сеть вашей компании или облако, и ProProfs для загрузки файлов Word, PDF-файлов и презентаций в виде централизованных веб-документов. И, конечно же, есть Google Диск, который обеспечивает хранение файлов, общий доступ и совместную работу с любого устройства.
2. Барьеры в общении
Поскольку личные встречи и обсуждения больше не являются возможным вариантом, общение часто может быть серьезной проблемой, когда сотрудники начинают работать из дома. Вполне естественно, что люди начинают чувствовать себя менее связанными и более одинокими, находясь вдали от команды, что чревато тем, что коллеги останутся не в курсе событий, поставят под угрозу проекты и приведут к снижению уровня мотивации. Поэтому обеспечение непрерывного потока коммуникаций должно быть приоритетом.
Программы для видеосвязи, такие как Zoom, Skype и Google Hangouts, могут помочь воспроизвести личные разговоры, как это было во многих случаях в нерабочее время. Использование этих приложений для проведения регулярных проверок позволит вам контролировать все, что происходит в бизнесе. Это также дает вашим сотрудникам возможность делиться достижениями, выражать озабоченность и задавать вопросы, что очень важно, учитывая, как легко все может быть неверно истолковано по цифровым каналам. В дополнение к этим регистрациям упростите совместную работу команды, вложив средства в приложение для общения, такое как Slack, или бесплатную альтернативу.
3. Уязвимости в кибербезопасности
Когда сотрудники работают из дома, они с большей вероятностью будут использовать свои собственные устройства, что создает множество потенциальных рисков кибербезопасности. Например, на ноутбуке сотрудника может отсутствовать защитное программное обеспечение, установленное на его рабочем компьютере, или он может поделиться им с членами семьи, которые не следуют рекомендациям по кибербезопасности. Это должно вызывать беспокойство, поскольку в случае взлома их собственной технологии киберпреступники могут также получить доступ ко всем конфиденциальным файлам и данным вашей организации.
Прежде всего, сотрудники должны быть осведомлены о признаках любой потенциальной угрозы, особенно в свете текущей пандемии. Недавний отчет McKinsey показал, что киберпреступники используют “известные методы атак, чтобы использовать страхи людей, связанные с COVID-19”, при этом Google ежедневно в апреле выявлял на своем сервисе “более 18 миллионов вредоносных программ и фишинговых электронных писем, связанных с новым коронавирусом”. Делитесь новыми разработками и идеями в области кибербезопасности со своими коллегами во время виртуальных совещаний или по электронной почте и напоминайте сотрудникам о необходимости соблюдать правила цифровой гигиены. Это может включать исправление их компьютеров или обновление программного обеспечения, в то время как изучение дополнительных технологий защиты, таких как VPN и брандмауэры, также обеспечит большую защиту устройств персонала.
4. Переутомление и эмоциональное выгорание
Часто ошибочно предполагается, что сотрудники склонны расслабляться, работая, не выходя из дома, но на самом деле верно обратное. Американские удаленные работники фактически проводят на работе на три часа больше каждый день, поскольку им сложнее достичь баланса между работой и личной жизнью, когда их дом — это офис. А для тех, кто изо всех сил старается отключиться, особенно легко переутомиться и в конечном итоге достичь эмоционального выгорания.
Как работодатель, вы можете помочь сотрудникам, поощряя их устанавливать строгое время начала и окончания работы каждый день. Даже если они не хотят работать по обычному графику с 9 до 5, им не следует отрабатывать значительно больше часов, чем предусмотрено контрактом, а внедрение инструментов отслеживания рабочего времени может легко выявить, кто проводит слишком много времени в рабочем режиме. Вы также могли бы предложить сотрудникам оставлять напоминания о регулярных перерывах и не проверять их электронную почту после завершения работы, хотя важно, чтобы последнее было скорее предложением, чем требованием. Недавнее исследование Университета Сассекса показало, что запрет электронной почты во внеслужебное время потенциально может нанести ущерб благополучию сотрудников, поскольку “Люди должны обращаться с электронной почтой так, как это соответствует их индивидуальности и приоритетам целей, чтобы чувствовать, что они адекватно справляются со своей рабочей нагрузкой”.