Планирование проекта — Закон и порядок

Что такое планирование проекта? Планирование проекта-это процесс определения, определения приоритетов и определения стоимости, объема и графика, необходимых для завершения проекта в срок и в рамках бюджета.

Итак, ты хочешь приготовить несколько вафель. Вы уже делали вафли раньше и почти можете их приготовить. (Не хочу преуменьшать усилия, которые требуются, чтобы приготовить такое восхитительное блюдо.) Вы знаете, что вам нужна мука, яйца, сахар, молоко, масло и сковородка. Но для кого ты готовишь? Себя? Группа из четырех человек, включая одного, который не может есть лактозу, и другого, у которого непереносимость глютена?

Даже такое повседневное занятие, как завтрак, – не говоря уже о таких сложных вещах, как создание приложения, переезд офисов или модернизация процесса продаж, – может потребовать некоторого предварительного планирования. Вам нужно будет отойти от стола, чтобы разобраться не только в том, что нужно сделать, но и как, когда и почему. Подробнее про планирование рабочего процесса читайте на страницах нашего специализированного сайта.

Что такое планирование проекта?

Планирование проекта-это продумывание и организация всего, что вам нужно, чтобы выполнить работу как можно быстрее и как можно тщательнее. Это включает в себя все: от определения цели, объема, задач и ресурсов до определения бюджета и сроков. Это все, что вы делаете в самом начале проекта, чтобы убедиться, что он пройдет без сучка и задоринки.

Это один из этапов управления проектами, который заключается в прохождении проекта от начала до конца. Управление проектом включает в себя пять этапов: инициирование, планирование, выполнение, мониторинг и закрытие.

Возможно, вы также слышали о “стратегическом планировании проекта”, которое отличается от более широкого “планирования проекта”. Стратегическое планирование проектов, как правило, осуществляется на самом высоком уровне и включает в себя постановку целей и приоритетов компании, улучшение операционной деятельности и руководство сотрудниками в соответствии с миссией, видением и ценностями компании.

Будь то стратегическое планирование или планирование проекта, вам понадобится четкая, доступная и простая в использовании дорожная карта, которой может следовать любой сотрудник вашей компании.

Как создать план проекта

Рискуя сделать нас всех очень голодными, давайте вернемся к нашему тестовому сценарию приготовления вафель. Мы знаем, что вы Железный шеф-повар, но даже Бобби Флэй согласился бы с тем, что помимо еды есть много элементов, которые входят в меню изысканной кухни.

Все эти другие элементы и конкретные детали (создание списка покупок, выбор настроек стола, приглашение гостей) составляют ваш план проекта. Это единственный источник истины для вашей проектной деятельности. Хотя это нетрудно создать, это требует некоторого времени и вдумчивости.

1. Выясните, кто, что и как

План — это больше, чем задачи и даты. Хороший план начинается с того, что вы задаете несколько ключевых вопросов и документируете ответы:

Каковы цели и задачи?
Кто является заинтересованными сторонами?
Каков бюджет?
Каковы результаты?
Кто входит в проектную команду и какую роль они будут играть?
Каков окончательный крайний срок и есть ли другие вехи?
Кто обеспечивает обратную связь и окончательное утверждение результатов?

Ответы на эти вопросы дадут каждому представление на высоком уровне о том, чего ожидать по мере продвижения проекта.

2. Выясните, что вам нужно

Следующий шаг-решить, что вам нужно для этого. Начните с обдумывания того, сколько усилий будет вложено в каждую задачу и кто может взять на себя инициативу. Учитывайте любые ресурсы или поставщиков, к которым вы можете подключиться извне компании. Не забывайте о процессе проверки и о том, чьи отзывы и одобрение вам понадобятся перед отправкой.

Это может показаться очевидным, но не планируйте в темноте! Обратитесь ко всем членам команды и поставщикам, чтобы ознакомиться с проектом, получить их согласие и подтвердить их приверженность выполнению своих заданий. Вы избежите множества ненужных разочарований и стрессов, убедившись, что каждый выполняет свою часть работы.

3. Исследования, исследования, исследования

Прежде чем составлять план, знайте все факты. Ознакомьтесь с предложением, объемом работ или обзором проекта и сделайте заметки. Будьте внимательны. Документируйте решения и проясняйте любые нерешенные вопросы, включая:

Цели и задачи
Ожидания клиента (или спонсора проекта)
Состав проектной команды и процесс принятия решений
Дополнительные заинтересованные стороны и их ожидания

На этом этапе также полезно определить любые потенциальные препятствия или проблемы:

Проходила ли команда через подобный проект в прошлом? Нуждаются ли они в дополнительной поддержке или обучении?
Каков крайний срок реализации проекта и есть ли какие-либо проблемы, которые могут повлиять на окончательную поставку?
Насколько отзывчив клиент или спонсор проекта и повлияет ли их график на общее время?

Эти вопросы часто трудно задать, но, изучая их заранее, вы избегаете тех неожиданностей, от которых волосы встают дыбом в будущем.

Кроме того, потратьте минуту на то, чтобы обдумать, как вы действительно можете разбить свою цель. Помимо доставки проекта, что еще вы можете сделать, чтобы продвинуть проект выше и дальше? (Сверху эти вафли с нутеллой.. Никто не будет ненавидеть тебя за это.)

4. Создайте контур

После того как вы проверили результаты исследований и вычеркнули из своего списка “ответы на важные вопросы”, вы готовы набросать план своего проекта. Ваш первоначальный план может быть простым, но должен включать следующее:

Результаты и связанные с ними задачи
Временные рамки
Какие ресурсы вам нужны
Любые предположения, которые вы делаете
Процесс утверждения

5. Перегруппируйтесь с командой

Как только у вас будет набросан план проекта, свяжитесь с членами команды для дегустационного теста. Помните: члены вашей команды-эксперты, которые знают, как добиться успеха, поэтому сделайте себе одолжение и попросите их внести свой вклад.

Это ваш шанс поделиться своими идеями и бросить вызов своей команде, чтобы сделать их лучше. Есть ли более быстрый или творческий способ сделать это? Можем ли мы упростить процесс утверждения? Нам нужно что-нибудь еще?

Еще один бонус к возвращению в команду: это задает открытый и приветственный тон проекту. Это также укрепляет доверие и воодушевляет команду работать вместе для достижения общей цели.

6. Разогрейте его

После добавления заметок вашей команды вы готовы составить подробный план проекта. (Профессиональный совет: попробуйте онлайн-инструмент планирования проектов.) Включают в себя следующее:

Вся необходимая информация о проекте, даже если она кажется очевидной: имя клиента, название проекта, номер версии и дата поставки
Результаты с датами начала и окончания
Лицо, ответственное за каждую задачу
Продолжительность задач и зависимостей
Детали задачи и любые уточняющие примечания
Риски или потенциальные препятствия

По мере того как вы и ваша команда будете лучше знакомиться с процессом, планирование проекта станет более эффективным, а ваши планы проекта-более эффективными и мощными. Практика совершенствует, и написание планов проектов ничем не отличается.